Teresópolis: Secretaria de Educação digitaliza documentos administrativos e escolares
A Secretaria de Educação está realizando o trabalho de digitalização dos documentos da pasta. Passarão pelo processo arquivos de todos os departamentos da SME e ainda documentos das secretarias das unidades de ensino da Rede Municipal. Já foram digitalizados cerca de 4.150 arquivos, restando mais de 20 mil para transferir.
O Departamento de Contabilidade é o primeiro a passar pela digitalização. O setor possui documentos que são enviados para os diversos órgãos de fiscalização e controle e também para prestação de contas. Em seguida, os demais setores, como Administrativo, Recursos Humanos, Jurídico e Pedagógico, também passarão pelo processo. Documentos das secretarias das unidades escolares que precisam ser encaminhados à SME também serão digitalizados, assim como históricos e declarações de alunos de escolas foram extintas, que ficam sob a responsabilidade da Educação Municipal.
A secretária de Educação, Carla Rabello, destacou os benefícios da digitalização dos documentos da SME. “Esse trabalho é muito importante porque vai agilizar na localização dos documentos, principalmente, os que estão guardados há mais tempo, e no envio desses arquivos para os órgãos de fiscalização e também para a prestação de contas de programas federais. Além disso, a memória da Secretaria e das escolas estará preservada!”.
O trabalho está sendo coordenado pela servidora da SME, Márcia Valéria Muniz. “A digitalização inclui as seguintes etapas: análise documental, com verificação das condições do material físico, limpeza, com retirada de grampos e clips; digitalização na máquina scanner; encaminhamento do documento físico para armazenamento em caixas identificadas; e envio do material digitalizado para programa de armazenamento em nuvem”, explicou a servidora.
Márcia frisou que a digitalização e o armazenamento em nuvem são uma forma segura de ter os dados sempre que necessário, seja para o controle ou quando há alguma demanda. Sem falar que ajuda para que as informações não sofram com a degradação do tempo e nem perda dos documentos.